Mazars e la sfida COVID – 19: come sentirsi uniti anche se distanti*

La situazione di emergenza causata dal diffondersi del virus COVID-19 è esplosa in Italia a fine febbraio, determinando il lockdown dell’intera nazione a partire dall’8 di marzo.

Come ha reagito Mazars?

La prima azione intrapresa dal nostro Comitato Esecutivo è stata quella di consigliare ed incoraggiare quanto più possibile la modalità di lavoro da casa, modalità che si è trasformata necessariamente in obbligatoria pochi giorni dopo con la chiusura totale degli uffici, in conformità ai provvedimenti stabiliti dal Governo.

Quali canali di comunicazione sono stati adottati?

La sfida per Mazars è stata quella di permettere a tutti di continuare la propria attività lavorativa in condizioni sicure. Avendo già da qualche anno implementato la policy di smart-working, lo staff era già in possesso di tutti gli strumenti per poter lavorare da casa: smartphone e laptop. Per tutti i nuovi assunti gli strumenti sono invece stati spediti presso i loro domicili.

In seconda battuta, sono stati creati nuovi canali di comunicazione interna ed esterna per facilitare la divulgazione delle informazioni e creare momenti virtuali di condivisione tra tutti i Mazarians:

-Casella di posta emergenza@mazars.it: attivata al fine di comunicare le decisioni prese dal Comitato Esecutivo inerenti la gestione dell’emergenza e per rispondere a dubbi e segnalazioni.

-Newsletter “Intranet in pillole – le news sulla nostra comunità virtuale”: inviata con cadenza settimanale e finalizzata sia alla comunicazione di iniziative aziendali sia per fornire pratici consigli per uno smart-working di successo.

-Well-Being 2.0’: webseminar e workshop che vedono come protagonisti alcuni Mazarians, impegnati nel condividere con i colleghi i loro ‘talenti’ per incentivare uno stile di vita sano (ricette light, yoga, stretching…)

-Piattaforma digitale “Mazars U”: promossa e arricchita nei suoi contenuti per incentivare le numerose opportunità di e-learning.

-Network aziendale Yammer e creazione del gruppo ‘Insieme è meglio’: creato per consentire una condivisione veloce ed informale dei vissuti fra colleghi.

-Intranet aziendale, sezione ‘COVID-19’: pagina creata ad hoc per informare i Mazarians sulla situazione d’emergenza e sulle eventuali implicazioni lavorative dettate da quest’ultima.

-Canale d’ascolto “Per me”: servizio gestito internamente e attivato per dare la possibilità ai collaboratori di condividere le proprie difficoltà legate alla situazione d’emergenza.

Quali misure sono previste per la riapertura?

Prima ancora della chiusura degli uffici, è stato deciso di predisporre gel igienizzanti per le mani nei bagni e nelle aree break e di affiggere ai muri dei cartelli con i comportamenti da adottare nel quotidiano per proteggersi dal virus. In vista della riapertura degli uffici è stata prevista la sanificazione di tutti i locali delle sedi italiane, l’acquisto di mascherine e termometri con cui misurare la temperatura corporea ad ogni persona che accede agli uffici. Ulteriori e nuove misure verranno presto discusse e approvate dal nostro Comitato Esecutivo per consentire un graduale e sicuro ritorno alla normalità.

Cosa ne pensano i Mazarians?

E’ stata realizzata una survey online per capire se le misure adottate siano state reputate utili e per far emergere eventuali considerazioni, suggerimenti o disagi vissuti nell’attuale situazione d’emergenza. L’analisi dei risultati ha permesso di scoprire quali sono stati i nostri punti di forza e quali invece possono essere le aree su cui è necessaria un’ulteriore azione.

Cosa abbiamo imparato da questa esperienza in smart working?

-Abbiamo conosciuto qualcosa di più su di noi e sulla nostra quotidianità. Sullo sfondo dello schermo delle nostre videocall le nostre case: cucine, salotti, camere da letto, mansarde, giardini. Non siamo mai stati così intimamente vicini.

-Le riunioni continuano e sono anche aumentate, si sono solo spostate in rete. Stiamo diventando super-organizzati e digitali! Abbiamo messo alla prova il nostro problem-solving cercando soluzioni per raggiungere “a distanza” i nostri obiettivi.

-Abbiamo compreso che la condivisione e la comunicazione, promossa ed incentivata, è l’arma migliore per abbattere le distanze obbligate di questi tempi.

-Le pause caffè sono all’ordine del giorno, così come gli aperitivi improvvisati dopo le 18. Non perdiamo l’occasione di passare del tempo insieme anche se ognuno a casa propria.

*l’articolo è stato scritto durante il lockdown, nel mese di aprile.