Veel werk, weinig mensen. Hoe houd je dan toch de werkdruk laag?

Veel werk, weinig mensen. Hoe houd je dan toch de werkdruk laag?

Elke accountants- en adviesorganisatie herkent het. Er is veel vraag naar mensen, maar het aanbod blijft achter. Hoe voorkom je dan dat de mensen die bij je werken, overbelast raken? Een vraag die ook Mazars bezighoudt.

Het is natuurlijk allemaal geen hogere wiskunde. Wanneer er een verschil is tussen vraag en aanbod, ontstaat er ergens een probleem. Hoe groter dat verschil, des te groter het probleem. Dat laatste is aan de hand binnen de accountancymarkt. Er zijn momenteel zelfs meer vacatures voor senior assistenten/junior managers audit te vinden dan dat er professionals met een dergelijke functie op LinkedIn zijn.

Steeds meer vraag

Frank Walta, partner bij Mazars, begrijpt wel hoe dat komt. “Ondanks alle geluiden over robots die ons werk zouden gaan overnemen, steeg de vraag naar accountants de laatste jaren flink. De conjunctuur speelde daarbij zeker een rol, maar ook is de regeldruk enorm toegenomen, waardoor meer organisaties behoefte hadden aan een accountant. Last but not least is het aantal accountantskantoren gedaald dat controles mag doen bij organisaties van openbaar belang. Ooit waren dit er 10, intussen nog maar 6.” Dit alles zou geen probleem zijn bij een gelijke stijging van het aanbod aan accountants. Maar helaas. “Het is nu eenmaal een feit dat ons beroep geen flitsend imago heeft, hoe onterecht ik dat ook vind. De accountantssector is een sector waarin je je continu aan het ontwikkelen bent, je leert iedere dag bij. Daarnaast lever je een waardevolle bijdrage aan het maatschappelijk verkeer. Desalniettemin neemt het aantal mensen dat accountant wordt niet evenredig toe”, zegt Walta.

Capaciteit goed plannen

Het logische gevolg is een toenemende werkdruk bij bestaande accountants, veel stress, weinig vrije tijd en soms zelfs grote zorgen over de toekomst.  Walta herkent het probleem: “Tot op zekere hoogte is werkdruk niet verkeerd. Het kan leiden tot innovatie en efficiëntie in het werk. Maar uiteraard geeft een teveel aan werkdruk wel tal van problemen.” Volgens Walta ziet Mazars niet alleen wat er speelt, maar probeert het vooral een oplossing te bedenken voor het capaciteitsprobleem. De kern van de Mazars aanpak: uiterst zorgvuldig plannen. Ervoor zorgen dat de hoeveelheid werk precies past bij de beschikbare capaciteit. “Anders gezegd, we letten ontzettend goed op de hoeveelheid klanten die we bedienen. We kijken bij een potentiële klant naar diens risicoprofiel, maar zeker ook naar de hoeveelheid werk die we door die klant zouden krijgen. Past deze hoeveelheid wel bij de mensen die we hebben en levert het geen ongewenste werkdruk op?”

Praktijk is weerbarstig

Met een voorbeeld illustreert Walta hoe zo’n proces bij Mazars verloopt. “Stel ik word gebeld door een organisatie met de vraag of wij bij hen de accountantscontrole zouden willen doen. Dan gaat mijn vraag eerst langs verschillende ‘poortjes’ bij Mazars. Dat zijn allemaal andere mensen die onderzoeken of de werkzaamheden bij ons passen. Capaciteit is daarbij heel belangrijk. Pas wanneer alle seinen op groen staan, gaan we met de potentiële klant in gesprek.” Eerlijk is eerlijk, hoewel Mazars er dus alles aan doet om het capaciteitsprobleem voor te zijn is de praktijk soms weerbarstig. “We meten regelmatig de ervaren werkdruk bij onze mensen. We zien daarbij dat het aantal overuren de afgelopen jaren is gedaald, niettemin is de perceptie van werkdruk wat toegenomen. Met andere woorden, er worden iets minder uren gemaakt, maar het gevoel van werkdruk is sterker geworden. Hoe werkdruk wordt ervaren, ligt dus niet alleen maar aan getallen zoals overuren.”

Dan is er momenteel ook nog eens de coronacrisis die niet bepaald meehelpt. “Die hakt er ook bij ons in,” stelt Walta, “vooral omdat wij gewend zijn om in teams te werken. We gaan normaal gesproken met een groep collega’s naar een klant toe. Dat is nu natuurlijk problematisch, ondanks de zegen van de moderne communicatiemiddelen. Organisatorisch hebben we het goed geregeld, we hebben het werk verdeeld over kleine teams, koppels eigenlijk. Toch ervaren onze mensen aan het eind van de week een minder voldaan gevoel. Ze hebben het idee minder efficiënt te werken, vinden het lastig hun uren goed te schrijven.”

Werkplezier

Deze combi van capaciteitsprobleem en coronacrisis maakt het voor een accountants- en adviesorganisatie niet eenvoudig. Het zorgt er wel voor dat het onderwerp werkdruk onverminderd hoog op de agenda van Mazars blijft staan. “Plezier in je werk vinden wij heel erg belangrijk om werkdruk te bestrijden. Je ervaart dan minder stress. Om te beginnen moet je van nature al lol hebben in dit werk, anders kun je beter geen accountant worden. Daarnaast doen we er bij Mazars alles aan om dat plezier ook te faciliteren. We zetten volop in op het opleiden en ontwikkelen van mensen en we bevorderen op allerlei manieren het plezier op de werkplek. Omdat niet alleen de klanten bij ons centraal staan, maar zeker ook onze eigen mensen.”