Bycie skutecznym liderem w obliczu kryzysu wywołanego pandemią COVID-19. Co stanowi klucz do sukcesu?

O skutecznym zarządzaniu czasem, relacjach z pracownikami oraz kierowaniu zespołem w czasie pandemii mówi Aneta Jurkiewicz, Dyrektor Zarządzająca Działem Usług Kadrowo-Płacowych Mazars w Polsce.

Aneta Jurkiewicz pracuje w Mazars od 2000 roku. Doświadczenie zawodowe zdobywała w Dziale Corporate Finance, uczestnicząc w projektach due diligence, fuzjach i przejęciach, wycenach spółek oraz w Dziale Audytu, badając sprawozdania finansowe. Obecnie pełni funkcję Dyrektor Zarządzającej Działem Usług Kadrowo-Płacowych. Dzięki swojej szerokiej wiedzy oraz bogatemu doświadczeniu zawodowemu niezłomnie stawia czoła sytuacji związanej z pandemią koronawirusa i na bieżąco dostosowuje pracę swojego zespołu do obecnie panujących warunków.

Jakie cechy osobowości pomagają Ci w osiąganiu sukcesu?

Zdecydowanie są to: zdyscyplinowanie i pracowitość, potrzeba nieustannego udoskonalania i wytrwałość w doprowadzaniu rozpoczętych projektów do końca. Ponadto kierując się odpowiedzialnością za członków mojego zespołu, dbam o dobrą atmosferę oraz utrzymanie bezpiecznego i stabilnego środowiska pracy. Uwielbiam być częścią zespołu, uczestniczyć w sesjach „brain storming”, dzielić się wiedzą i pomysłami, szukać i wypracowywać najlepsze rozwiązania. W codziennej pracy wspomagam się listą zadań do wykonania ustawioną według priorytetów. To dzięki niej sprawnie udaje mi się organizować każdy dzień i przeznaczać odpowiednią ilość czasu na spotkania zarządcze, przygotowywanie ofert, rozmowy z członkami mojego zespołu oraz klientami, czy też omawiać potencjalne usługi lub też możliwe optymalizacje. Co ważne, zawsze mam na uwadze równowagę między pracą a życiem prywatnym. Dlatego staram się regularnie poświęcać czas swojemu hobby, jakim jest sport – biegam, wykonuję ćwiczenia cardio, a w sezonie zimowym jeżdżę na nartach.

Porozmawiajmy o Twoim zespole. Czy jego członkowie są tak samo wysportowani jak Ty?

Mój zespół liczy 31 osób i są to wyłącznie kobiety. Z uwagi na fakt, że kilka z nich przebywa obecnie na urlopach macierzyńskich, w rzeczywistości w moim dziale pracuje 26 osób. Znaczna część członków zespołu to pasjonatki wszelakich sportów. Bierzemy udział w biegach biznesowych razem z pracownikami innych działów Mazars.

Nawiązując jeszcze do zespołu, jakie wartości promujesz?

Uważam, że bardzo ważne jest wspólne działanie, dlatego promuję pracę zespołową, dzielenie się wiedzą oraz wzajemny szacunek. Prawidłowa komunikacja stanowi dla mnie fundament pracy zespołowej, dlatego staram się nie tylko mówić, ale także słuchać, prosić o informację zwrotną. Podejmuję wiele działań w celu zachęcania mojego zespołu, aby był otwarty na nowe możliwości oraz wyzwania i nie bał się ich podejmować. Zdaję sobie sprawę, że nie każdy jest gotowy na nowe doświadczenia, ale jestem zdania, że zawsze warto przynajmniej spróbować. Zwykle okazuje się, że nowe zadanie nie było wcale takie trudne – co więcej, zakończyło się sukcesem, a podjęty trud opłacił się i zaowocował przełamaniem naszych wyimaginowanych ograniczeń. Najważniejsze to powiedzieć „tak” nowym możliwościom. To, co staram się również kultywować, to promowanie optymalizacji – przeprowadzanie wszelkich możliwych analiz w celu usprawnienia pracy i eliminacji tych czynności, które są bezproduktywne, zabierają nasz czas i energię, dlatego dążę do wykorzystywania wszelkich metod i narzędzi usprawniających pracę. Kultywuję również celebrowanie sukcesów, dlatego w naszym zespole staramy się możliwie jak najczęściej nimi dzielić i wspólnie świętować. To nie tylko zacieśnia nasze więzi, ale również daje każdej z nas poczucie wartości, przynależności i dostarcza sił potrzebnych do mierzenia się z kolejnymi wyzwaniami.

Wspomniałaś, że wszyscy członkowie twojego zespołu to kobiety. Jak to wpływa na organizację pracy?

Kobiety podchodzą do pracy zadaniowo i są doskonale zorganizowane. Oczywiście pracy towarzyszą często emocje, dzielenie się wątpliwościami. Tym niemniej wspieramy się wzajemnie, dyskutujemy i szybko powracamy do naszych zadań. W mojej karierze zdarzyło mi się mieć w zespole tylko kilku mężczyzn. Z pewnością mogę stwierdzić, że praca z kobietami jest niezwykle satysfakcjonująca.

Jak sytuacja związana z koronawirusem wpłynęła na funkcjonowanie Twojego działu?

Uważam, że Covid-19 postawił przed nami wiele wyzwań, ale dał również wiele nowych możliwości. Na początku jako szef zespołu musiałam nieustannie być na pierwszej linii frontu, skupić się na zapewnieniu fizycznego bezpieczeństwa pracowników i zagwarantowaniu efektywności procesu poprzez zaprezentowanie jasnego planu działań i wykorzystywanych narzędzi. Gdy wybuchła pandemia, pojawiało się wiele pytań, obawy i niepewność. Od samego początku w Mazars zdecydowaliśmy się na przejście w tryb pracy zdalnej. Drugim krokiem było zapewnienie stałego kontaktu z zespołem i bieżące informowanie o decyzjach firmy i sytuacji naszych klientów.

W jaki sposób organizujecie codzienną pracę? Zauważyłaś jakieś zmiany?

Na co dzień korzystamy z aplikacji Microsoft Teams, która daje nam ogromne możliwości w zakresie codziennej komunikacji i dzielenia się wiedzą oraz dokumentami w ramach naszych grup roboczych. Możemy organizować spotkania, widzieć się nawzajem, co jest ważne dla każdego z nas. Bycie na wizji to bardzo duży plus, bo od samego początku ciężko nam było pracować zdalnie bez kontaktu wzrokowego, nawet jeśli miałby być on na odległość. Zaczęliśmy więc raz w tygodniu organizować spotkania zespołowe, podczas których rozmawialiśmy nie tylko o sprawach zawodowych, ale także o naszej codzienności, planach na wakacje. I wciąż to robimy, ponieważ nadal pracujemy zdalnie.

Aplikację Teams wykorzystujemy również w procesach rekrutacyjnych, a następnie wdrażając nowych pracowników, ponieważ podczas pandemii nie zwolniliśmy tempa i wciąż zatrudniamy nowe osoby. Tak więc cały ten proces został doskonale zorganizowany i udowodniliśmy, że możemy pracować zdalnie, nadal być efektywni i odnosić sukcesy.

W porównaniu do sytuacji sprzed pandemii nie odczuliśmy zbyt wielu zmian, poza jedną, którą uważam za ogromny plus. W bardzo dużym stopniu udało nam się wyeliminować wiele zbędnych formalności. Ograniczyliśmy liczbę dokumentów papierowych do minimum i zastąpiliśmy je skanami. Większość naszych klientów zaakceptowała ten fakt i funkcjonuje to bardzo sprawnie, dlatego obecnie znaczna część dokumentów, nad którymi pracujemy, jest w formie elektronicznej, a my przy okazji możemy dołożyć swoją cegiełkę do ochrony środowiska naturalnego.

Na podstawie rozmowy powstał artykuł „Kobiety, finanse, audyt: trzy historie sukcesu” opublikowany na łamach magazynu WoMo.