AOS Innovation Challenge – Weryfikacja rachunków bankowych przez roboty

AOS Innovation Challenge (Wyzwanie innowacyjności w AOS) to globalny konkurs Mazars przeznaczony dla pracowników działów usług księgowych i kadrowo-płacowych, którego celem jest promowanie innowacji oraz wdrażanie nowych technologii w celu poprawy jakości i wydajności usług świadczonych dla naszych klientów.

Wszyscy pracownicy Mazars mogą mieć pozytywny wpływ na naszą codzienną pracę, sposób w jaki świadczymy usługi i pomagamy naszym klientom osiągać sukcesy. Oprócz ewidentnej poprawy standardów usług innowacje wpływają także na jakość naszej pracy, przede wszystkim eliminując żmudne czynności i umożliwiając skoncentrowanie się na innych zadaniach. Udział w wyzwaniu to doskonała okazja do zaprezentowania pomysłów, które lokalnie okazały się wielkim sukcesem i mogą w przyszłości usprawnić pracę specjalistów Mazars na całym świecie.

Zachęcamy do przeczytania wywiadu z Magdaleną Święcką – Project managerem w Dziale usług księgowych Mazars, której projekt zatytułowany – Weryfikacja rachunków bankowych przez roboty – znalazł się na liście 10 najlepszych innowacji według jury konkursu AOS Challenge.

Magda, jak długo pracujesz w Mazars?

W Mazars pracuję od ponad 9 lat – od stycznia 2011 roku. Podczas moich pierwszych lat w firmie byłam odpowiedzialna za nadzorowanie klientów AOS. Pod koniec 2019 roku przeniosłam się do Działu Technicznego, który zajmuje się wspieraniem zespołu AOS, a także pomocą w administrowaniu systemem i automatyzacji procesów z wykorzystaniem MS Excel, VBA, PQ, SQL i RPA. Wszystkie te obowiązki są połączone z ekscytującym zadaniem, jakim jest dzielenie się wiedzą o nowoczesnych technologiach z naszymi kolegami w ramach regularnych krótkich wewnętrznych szkoleń. Szkolenia są dla nas bardzo ważne, ponieważ pozwalają wyjaśnić nowe rozwiązania na różnych przykładach z życia. Dodatkowo jest to doskonała okazja dla pracowników do samorozwoju, na przykład w nowej roli trenera.

Ile czasu tygodniowo poświęcasz na innowację / automatyzację / wdrażanie rozwiązań cyfrowych?

Poświęcam około połowę moich godzin pracy na wszelkiego rodzaju usprawnienia w obszarach księgowości i raportowania.

Czy mogłabyś opisać jeden ze swoich najbardziej udanych projektów?

Dla jednego z naszych nowych klientów zostaliśmy poproszeni o przygotowanie raportów odpowiadających ich potrzebom. Raporty były bardzo obszerne, więc przygotowanie ich na normalnych zasadach zajęłoby około dwóch dni. Dlatego zdecydowaliśmy się na użycie zapytań SQL i Power Query do pobierania danych bezpośrednio z systemu księgowego i organizowania tych danych w taki sposób, aby klient mógł je skopiować do systemu finansowego używanego do celów grupowych. Dzięki takiemu rozwiązaniu udało nam się przygotować raporty w kilka minut, a księgowy musiał tylko sprawdzić dane. Takie rozwiązanie pozwala na dostarczenie klientowi raportu na czas pomimo bardzo krótkich terminów.

Jak zaplanowałaś ten projekt?

Z mojego doświadczenia wynika, że najważniejszym elementem sukcesu jest poznanie potrzeb odbiorcy naszej pracy i zastanowienie się, jakie narzędzia będą do tego najlepsze. Dlatego prace nad raportami rozpoczęliśmy od rozmów z zespołem księgowym i zespołem klienta. Dopiero po dokładnym zapoznaniu się z raportami rozpoczęliśmy prace nad jego kształtem w MS Excel i Power Query, pamiętając o wizji tego, co chcieliśmy osiągnąć.

Jak wyglądała realizacja projektu?

Pierwszym krokiem było zrozumienie, jak powinny działać raporty i jakie dane powinny zawierać. Kolejnym krokiem była burza mózgów z moimi kolegami z działu technicznego w celu wypracowania najlepszych rozwiązań. Jednocześnie we współpracy z księgowością zadbaliśmy o standaryzację księgowań, gdyż proces automatyzacji musiał zostać ujednolicony. Po naszych wewnętrznych testach dostarczyliśmy narzędzie zespołowi dedykowanemu klientowi i wyjaśniliśmy im, jak działa.

Jakie było największe wyzwanie podczas projektu? I jak udało się je rozwiązać?

Myślę, że największym wyzwaniem było zrozumienie specyfiki raportów, które miały być dostarczone klientowi, gdyż początkowo wydawały się bardzo złożone. Dodatkowo musieliśmy dostarczyć zespołowi odpowiedzialnemu za klienta inteligentne i łatwe w obsłudze narzędzie do przygotowania raportu. Aby to zrobić, spędziłam kilka godzin na rozmowie z klientem, by zrozumieć, jak powinien działać raport.

W jaki sposób członkowie zespołu AOS mogą odegrać swoją rolę w innowacji, ulepszaniu procesów i wdrażaniu nowych metod pracy?

Zespół AOS nie powinien bać się zmian. Trzeba pamiętać, że nie ma złych pomysłów, każdy może poprawić swoje otoczenie, analizując obszary, które mogą zostać ujednolicone i zoptymalizowane.